Da produksjonsvirksomheten i Statens vegvesen ble skilt ut som eget aksjeselskap (Mesta AS) i 2003 og konkurranseutsatt, ble den nødvendige følgen å lyse ut vegvedlikeholdet til private entreprenører.

Det krevde en egnet administrasjonsløsning. Resultatet ble web-løsningen ELRAPP som Norconsult Informasjonssystemer (NoIS) har utviklet for Statens vegvesen.

Sikrer rasjonell drift og kvalitet

Med ELRAPP har Vegdirektoratet og Statens vegvesen fått et elektronisk rapporterings- og oppfølgingssystem som sikrer rasjonell drift og kvalitet både for byggherre og entreprenører — og sentral styringsdokumentasjon for ledelsen og myndighetene.

Per i dag forvalter Statens vegvesen 106 landsomfattende entreprenørkontrakter, avtaler verdt til sammen ca. 10 milliarder kroner. Årlig omsettes det for over to milliarder gjennom de 4-5-årige kontraktene. God oppfølging og kontroll er derfor essensielt.

- Dette er et stort forvaltningsansvar på vegne av myndighetene og skattebetalerne, sier Torgeir Leland (bildet nedenfor), sjefsingeniør i byggherreseksjon i Vegdirektoratets avdeling for veg og transport. - Ikke bare med hensyn til pengene, men fremfor alt for at vegvedlikeholdet skal bli utført i henhold til kontraktene, slik at både vi, entreprenørene, myndighetene og trafikantene blir fornøyd.

Inkluderende utvikling

Da NoIS i sin tid fikk oppdraget med å utvikle en formålstjenlig forvaltningsløsning, var det papirkontrakter og ressurskrevende oppfølging som gjaldt.

- Vi etablerte derfor en egen arbeidsgruppe med folk fra alle regioner for å kartlegge samhandlings- og kommunikasjonsbehovene mellom entreprenør og byggherre, sier Torgeir Leland (bildet t.v.).

- Senere har vi også fått med folk fra bransjen for stadig å forbedre ELRAPP. Nå brukes arbeidsgruppen som referanse hele tiden med hensyn til nye implementeringsvalg og endringer som gjøres. Med denne ordningen mener vi å ha lykkes godt med å ta vare på interessene på begge sider av bordet.

Webbasert løsning

Resultatet er blitt en webbasert løsning bestående av tre moduler; én modul som entreprenørene benytter til innrapportering og oppfølging av de kontraktsmessige oppgavene de er satt til (som sand- og saltstrøing, brøyting osv.); én modul for Statens vegvesen til å ivareta byggherrens behov for oppfølging av entreprenørene og av egne aktiviteter; og en ny kontrollmodul som vil benyttes av personellet fra Statens vegvesen for gjennomføring av stikkprøve-kontroller på vegene.

Optimaliserer bruken av sand og salt

I ELRAPP får man også resultatene fra den automatiske datafangsten fra lastebilene på vegen; om forbruket av strøsand, saltmengder, brøytekilometer, osv. Sammen med Vegvesenets SaltSmart-prosjekt er håpet bl.a. at dette vil føre til mer optimal og mindre bruk av salt, og dermed mindre forurensing. Det vurderes også en utvidelse med kart for å lette oppfølgingen i byggherremodulen. Med bruk av kart får man vist forbruk av brøyting og strøing i en integrert GIS-løsning.

Alle krav merkes som egne oppgaver med tidsplaner og milepæler i ELRAPP. Dermed blir alle aktiviteter synlig for alle parter. Man ser fort om innrapportering skjer som avtalt og frister overholdes.

God kvalitetssikring

- Vi har på denne måten fått inn et sterkere element av kvalitetssikring i det hele, fortsetter Leland. - Gjennom å kreve obligatoriske kvalitetsplaner av entreprenørene og foreta rutinemessige stikkprøvekontroller, kan vi nå raskt iverksette endringstiltak hvis situasjonen krever det. Med visning av kontroller og avvik på kart ser vi også raskt hvor vi har gjentatte avvik og har dermed et godt hjelpemiddel for å planlegge tiltak.

En annen ny dimensjon med ELRAPP er at vi nå til en hver tid kan få full oversikt over det som innrapporteres av avvik, og med dette rapportere til vår egen ledelse og Samferdselsdepartementet. Siden alle rapportdata lagres i en sentral database kan de enkelt settes sammen til formålstjenlige presentasjoner.

- Alle disse mulighetene sikrer nå at vi i langt større grad kan styre i henhold til beste praksis. Ledelsen kan foreta raske oppfølgingstiltak om nødvendig og drive kontinuerlig kvalitetssikring og forbedring av situasjonen. En uvurderlig egenskap, mener Torgeir Leland, som også roser samarbeidet med, og jobben fra NoIS sin side. Som datterselskap til Norconsult har NoIS vist at de har meget god fagkompetanse på området, mener han.